vacature

OFFICE MANAGER

Voltijds · Malle

Breng jij structuur, hou je overzicht en volg je zaken op tot ze écht afgerond zijn?

Bij Intens Smeedwerk creëren we hoogwaardig staalwerk op maat, van ramen en deuren tot wijnkasten, serres en interieurdetails
We combineren vakmanschap met oog voor detail en beleving.

Voor onze dagelijkse organisatie zoeken we een ervaren Office Manager die graag verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt en zorgt dat klanten, collega’s, leveranciers en onze founders Britt en Kristof kunnen rekenen op een goede opvolging

Jouw rol

Je wordt een centraal aanspreekpunt binnen ons bedrijf en werkt nauw samen met de founders en het projectteam
Je bewaakt de administratieve en organisatorische opvolging en neemt daarin zelfstandig initiatief

Administratie en financiële opvolging

·       Je houdt project- en klantendossiers volledig en overzichtelijk

·       Je verzorgt de facturatie en volgt betalingen op

·       Je controleert aankoopfacturen en bereidt betalingen voor

·       Je verzamelt en verwerkt informatie voor de accountant en ondersteunt de personeelsadministratie

Klanten, afspraken en planning

·       Je behandelt inkomende mails en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen én worden opgevolgd

·       Je plant afspraken, opmetingen en overlegmomenten in afstemming met het projectteam

Bestellingen en dagelijkse organisatie

·       Je plaatst bestellingen op basis van afgestemde projectinformatie en volgt orderbevestigingen en leveringen op

·       Je stemt praktisch af met leveranciers en collega’s

·       Je zorgt voor een vlotte kantoorwerking en brengt structuur in terugkerende taken

·       Je verwerkt de inkomende en uitgaande post

·       Je ondersteunt de founders bij hun dagelijkse organisatie en neemt personal-assistanttaken op je

Beleving en team

·       Je zorgt voor een warme ontvangst van bezoekers in onze showroom

·       Je denkt actief mee over hoe we onze klantbeleving verder kunnen versterken

·       Je organiseert teambuildings en fijne teammomenten

·       Je ondersteunt bij de organisatie en praktische uitvoering van events

Processen verbeteren

·       Je ziet waar we slimmer en overzichtelijker kunnen werken en helpt verbeteringen door te voeren

·       Je werkt mee aan duidelijke procedures en een goed gebruik van onze digitale systemen

·       Je helpt samen met onze consultant nieuwe digitale toepassingen een plaats te geven in de dagelijkse werking

De technische projectverantwoordelijkheid ligt bij de technische collega’s
Jij zorgt dat de administratie, informatie en praktische opvolging goed op elkaar aansluiten

Wie zoeken we?

·       Je hebt relevante ervaring in office management, administratie of een coördinerende functie

·       Je kan zelfstandig prioriteiten bepalen en meerdere dossiers tegelijk opvolgen

·       Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht wanneer het druk is

·       Je neemt initiatief, denkt mee en communiceert tijdig wanneer een beslissing nodig is

·       Je communiceert helder en professioneel met klanten, leveranciers en collega’s

·       Je gaat discreet om met financiële en personeelsinformatie

·       Je werkt vlot met digitale toepassingen en leert graag nieuwe systemen kennen

·       Ervaring in een bouw-, interieur- of maatwerkbedrijf is een pluspunt

We zoeken iemand aan wie we zaken met vertrouwen kunnen overdragen: jij neemt ze vast, bewaakt de voortgang en koppelt terug

Wat mag je verwachten?

·       Een afwisselende functie binnen een bedrijf waar vakmanschap, kwaliteit en persoonlijk contact centraal staan

·       Een nauwe samenwerking met onze founders Britt en Kristof en korte communicatielijnen

·       Verantwoordelijkheid en ruimte om de dagelijkse organisatie mee vorm te geven

·       Een werkplek bij onze showroom en ons atelier in Malle

·       Een verloning afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden

·       Een voltijdse functie, waarbij een 4/5-regeling bespreekbaar is

·       De mogelijkheid om op termijn door te groeien naar een rol als operationeel manager, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en de ontwikkeling van Intens

Interesse?

Laat ons weten wie je bent, welke ervaring je meebrengt en waarom deze functie bij jou past
Bezorg ons je cv en een korte motivatie via onderstaand formulier.

We kijken ernaar uit je te ontmoeten!

Wij verzoeken u vriendelijk om geen acquisitie te doen naar aanleiding van deze vacature.